Á quoi sert le KBIS ? Comment peut-il être obtenu par les entreprises ?

Qu'est-ce que le KBIS ?

Le KBIS, ou l'extrait KBIS, est un document qui atteste de l'existence réelle et légale d'une entreprise immatriculée au RCS, soit le Registre du Commerce et des Sociétés.

L'inscription au RCS doit être faite lors de la création d'une entreprise. Sans cette dernière, aucun KBIS ne peut être délivré à l'organisme étant donné que la première information qui figure sur l'extrait KBIS n'est autre que le numéro d'immatriculation. Ce matricule ainsi que le KBIS sont délivrés par le greffier du tribunal de commerce auquel se réfère l'entreprise.

De manière générale, l'extrait KBIS fonctionne comme une carte d'identité. Sur ce document figurent diverses données qui se réfèrent à l'entreprise. L'extrait KBIS peut être demandé par un fournisseur, lorsque la société concernée veut procéder à un échange commercial avec ce dernier. De la même manière, l'extrait KBIS doit être fourni à la banque lors de l'ouverture d'un compte bancaire pour l'entreprise. Dans les deux cas, le groupe concerné peut ainsi s'assurer de la fiabilité de l'organisme, celui en ordre avec la loi.

L'extrait KBIS n'a aucune durée de validité, puisque cette demande n'a pas besoin d'être renouvelée au cours de l'exercice de l'entreprise. Cependant, lorsque celle-ci ferme ses portes, le KBIS n'est plus valable.

Quelles sont les informations inscrites sur l'extrait KBIS ?

Comme indiqué ci-dessus, l'extrait KBIS fonctionne comme une carte d'identité pour l'entreprise. Sur ce dossier figurent donc les données nécessaires pour présenter l'organisme.

En premier lieu, l'extrait KBIS reprend le nom du greffier du tribunal de commerce auprès duquel le numéro d'immatriculation fut demandé. Il est également celui qui a signé l'immatriculation, soit le matricule d'inscription au RCS.

L'extrait KBIS affiche également la dénomination sociale de l'entreprise, aussi appelée la raison sociale, qui n'est autre que la désignation de l'activité de l'entreprise. Le sigle figure également sur ce dossier, soit le diminutif de sa dénomination, et son enseigne, soit le signe qui permet de localiser l'établissement principal de la société.

Vient ensuite l'inscription du matricule SIREN, qui n'est autre que l'identifiant de l'entreprise, puis du code APE ou NAF, qui permet de déterminer la branche d'activité principale de la société. La forme juridique est également inscrite, soit SARL, SA, SCI, GIE, etc.

Sont également renseignés sur ce dossier ; le montant du capital social de l'entreprise, son adresse principale et celle des établissements secondaires, l'âge de la société ainsi que sa date de création.

La description détaillée de l'exercice de l'entreprise constitue tout autant l'une des données de l'extrait KBIS. Lorsqu'une entreprise possède un nom de domaine et des sites internet, ces derniers sont aussi renseignés sur le document.

Enfin, l'identité du dirigeant principal de l'entreprise est révélée à travers sa fonction, son nom et son prénom, sa date et sa commune de naissance, sa nationalité et son adresse. Si l'entreprise possède des administrateurs ou des commissaires aux comptes, ces mêmes renseignements les concernant sont inscrits.

Pour finir, la référence des autorisations obligatoires pour les professions réglementées figure sur l'extrait KBIS.

Le KBIS est-il obligatoire pour toutes les entreprises ?

Si l'extrait KBIS sert de carte d'identité pour la société concernée, il est également obligatoire pour certaines entreprises.

En effet, selon la loi française, toute entreprise qui réalise un exercice commercial doit obligatoirement s'inscrire au Registre du Commerce et des Sociétés et donc, obtenir un KBIS. Cette obligation résulte également de la nécessité pour toute entreprise de posséder une dénomination juridique. Cependant, certaines sociétés ne sont pas obligées de posséder un KBIS.

En effet, tous les organismes à l'exercice non commercial n'ont pas besoin de s'inscrire au RCS, et ne peuvent donc pas posséder de KBIS. Cependant, pour attester de l'existence légale de ces organismes, d'autres documents leur sont délivrés, comme l'extrait D1 ou l'avis de situation SIRENE.

En réalité, seules les entreprises commerciales, les micro-entreprises et certaines associations ont pour obligation de s'inscrire au RCS et de posséder un KBIS.

Les entreprises commerciales concernées sont celles du type SARL, SASU, SAS et EURL. Pour les micro-entreprises, seules celles qui ont un exercice commercial sont rattachées au KBIS. D'ailleurs, pour ces dernières, c'est l'extrait K qui est délivré, bien qu'il soit identique à l'extrait KBIS, il s'agit avant tout d'un moyen pour différencier les micro-entrepreneurs des entreprises. Enfin, les associations concernées par le KBIS ne sont autres que celles qui réalisent des activités dites monétaires et financières, soit les groupes à but lucratif.

Comment une entreprise peut-elle obtenir un KBIS ?

Si votre entreprise s'inscrit dans une fonction commerciale, vous avez donc pour obligation de posséder un KBIS. Celui-ci doit, d'ailleurs, être demandé lors de la création de votre organisme.

Pour l'obtenir, il vous faudra d'abord vous inscrire au RCS en vous adressant au greffe du tribunal du commerce dont votre entreprise dépend. Pour effectuer cette demande, il vous faudra remplir un dossier de création de société. Ce dernier sera alors étudié par le greffier, afin qu'il s'assure de la véracité des informations renseignées.

Une fois validé, vous recevrez gratuitement le KBIS de votre entreprise par courrier sous une à trois semaines. Cependant, si vous souhaitez obtenir votre KBIS plus rapidement, soit entre 48h et 72h après la réception de votre dossier par le greffe, vous pourrez vous rendre sur le site infogreffe.fr. Néanmoins, cette acquisition est payante.

Une fois que vous avez obtenu votre KBIS, vous pourrez exercer votre activité en toute sécurité. Pour le dirigeant du groupe, l'extrait KBIS peut être gratuitement consulté et téléchargé à tout moment. Cependant, pour tout autre individu extérieur à votre entreprise, cette demande est payante. Ainsi, si vous souhaitez consulter toutes les coordonnées concernant une entreprise avec laquelle vous souhaitez travailler, il vous faudra dépenser 3,37 € pour un exemplaire.

Cette dernière demande doit être effectuée auprès du greffe du tribunal de commerce auquel appartient l'entreprise recherchée. Vous pouvez effectuer cette démarche par la dénomination sociale de la société, par son nom, par son sigle ou par son matricule SIREN. L'extrait KBIS qui vous sera délivré concernant cette autre entreprise est certifié par le greffier.